Processcan en AI-pilot
Eerste fase
Eerst kijken wat er echt gebeurt, dan pas bouwen
Een processcan legt één proces bloot: het signaal dat het start, de systemen eromheen, de beslismomenten en de uitzonderingen. Daarna weet je of een pilot zin heeft, en waar die dan over moet gaan.
- Losse fase
- Geen vervolgverplichting
- Verwerking in de EU
De processcan
Een proces beschrijven zoals het is, niet zoals het bedoeld was
In bijna elk proces zit een verschil tussen het schema en de praktijk: de uitzondering die altijd via één collega loopt, de map die niemand meer bijwerkt, de mail die pas na drie dagen wordt opgepakt. Dat verschil bepaalt of automatisering werkt.
Daarom kijken we mee in het echte werk en gebruiken we echte voorbeelden van de afgelopen periode, inclusief de rommelige. Wat we opschrijven is toetsbaar: de proceseigenaar moet zich erin herkennen.
Zo verloopt de scan
Vier stappen, één proces
Gesprek met de proceseigenaar
Wat start het proces, wat is het gewenste eindresultaat en waar loopt het nu vast?
Meekijken met echte gevallen
We nemen voorbeelden van de afgelopen periode door, inclusief de uitzonderingen die niemand mooi vindt.
Systemen en rechten in kaart
Welke systemen raken het proces, wie mag wat zien, en welke koppelingen bestaan er al?
Oordeel en voorstel
Geschiktheid, risico en verwachte opbrengst, en als het past: de kleinst mogelijke pilot met een meetpunt.
Scan of pilot
Twee fasen, twee vragen
| Processcan | AI-pilot | |
|---|---|---|
| De vraag | Is dit proces geschikt, en waarvoor precies? | Werkt de voorgestelde workflow op echt werk? |
| Wat er gebeurt | Meekijken, uitvragen, vastleggen, beoordelen | De kleinst mogelijke workflow bouwen en draaien |
| Wat je krijgt | Procesbeschrijving, beslismomenten, oordeel | Werkende workflow op echte voorbeelden, met logboek |
| Schrijft het in je systemen? | Nee, alleen lezen en uitvragen | Nee, voorstellen; schrijven pas na goedkeuring |
| Waar het eindigt | Go of no-go voor een pilot | Go of no-go voor implementatie |
Wanneer niet
Een pilot is soms het verkeerde antwoord
Als het proces elke week anders loopt omdat niemand het heeft vastgelegd, levert een pilot vooral ruis op: je meet dan de onduidelijkheid, niet de techniek. Als de stap die pijn doet met een vaste regel of een bestaande instelling is op te lossen, is dat sneller, goedkoper en beter te controleren dan een model.
En als niemand is aangewezen die de voorstellen beoordeelt, bouwen we een workflow waarvan de uitkomst blijft liggen. In alle drie de gevallen zeggen we dat na de scan, en stoppen we daar. Welke criteria een proces tot een goede eerste pilot maken, staat in een interne AI-pilot kiezen.
Kosten en planning
Wat het kost en hoe lang het duurt
Wat een scan of pilot kost, hangt af van het aantal systemen, de hoeveelheid uitzonderingen en hoeveel voorbeelden we moeten doornemen. We noemen een bedrag en een doorlooptijd pas nadat we het proces hebben gezien, en zetten beide per fase op papier voordat we beginnen. Welke kostenposten daarbij horen en waar ze van afhangen, staat bij prijzen.
[[INVULLEN: standaardprijs en doorlooptijd van de processcan en van een pilot — eigenaar: directie]]
Veelgestelde vragen
Krijgen jullie toegang tot onze systemen voor de scan?
Voor de scan is dat meestal niet nodig. We kijken mee met een gebruiker en werken met voorbeelden die jij aanlevert. Als we wel toegang krijgen, is die alleen-lezen en beperkt tot het proces in kwestie.
Hoeveel voorbeelden hebben jullie nodig?
Genoeg om de uitzonderingen te zien, niet alleen de nette gevallen. Welk aantal dat is verschilt per proces; we spreken het af in het gesprek vooraf.
Kunnen we de scan gebruiken zonder met jullie verder te gaan?
Ja. De procesbeschrijving, de beslismomenten en het oordeel zijn van jou. Je kunt er zelf mee verder of hem aan een andere partij geven.
Schrijft de pilot in ons CRM of onze mailbox?
Niet vanzelf. Een pilot doet voorstellen met een zichtbaar verschil; pas na goedkeuring wordt er iets weggeschreven, en elke stap komt in een logboek.
Welk proces schuurt het meest?
Noem er één. We kijken of een scan zin heeft en zeggen het ook als het antwoord nee is.
- Reactie binnen één werkdag
- Geen verplichtingen