Google Drive-koppeling
Integratie · route: native
De mappen die jullie aanwijzen, leesbaar voor een workflow
Google Drive is voor veel organisaties het archief én de werkplek. Gen8 heeft er een eigen koppeling mee, die verder gaat dan bestanden alleen: ook de inhoud van Documenten, Spreadsheets en Presentaties is bereikbaar. In de standaardinrichting leest deze koppeling; schrijven is een bewuste uitbreiding.
- Rechten blijven leidend
- EU-hosting
- Goedkeuring zichtbaar
In het kort
Route: native
Onderdelen: Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets, Google Presentaties
Mogelijkheden
Wat de koppeling kan
Bestanden. Zoeken en lezen binnen de mappen en gedeelde schijven die jullie hebben aangewezen — om een vraag te beantwoorden met bronverwijzing, of om een bestand als invoer voor een volgende stap te gebruiken.
Google Documenten. De inhoud van een document lezen, en — als jullie dat inrichten — tekst opbouwen of bijwerken. Een rapport dat uit gegevens wordt samengesteld, is hier de typische toepassing.
Google Spreadsheets. Gegevens uit een spreadsheet lezen en er rijen of waarden in bijwerken, bijvoorbeeld een overzicht dat wekelijks moet worden aangevuld.
Google Presentaties. De inhoud van een presentatie lezen en dia's opbouwen of aanpassen.
Wat er niet gebeurt: mappen herindelen, bestanden verplaatsen of verwijderen. Opruimen blijft mensenwerk.
Rechten en data
Welke toegang nodig is
Een beheerder legt de verbinding en wijst aan welke mappen of gedeelde schijven meedoen. Een hele Drive openzetten omdat dat makkelijker is, is precies wat we willen vermijden — de afbakening is de inrichting.
De workflow krijgt alleen de rechten die de gekozen acties nodig hebben: voor een kennisbron is dat leesrecht op de aangewezen mappen, niets meer. Zodra een workflow ook schrijft, komt daar een recht bij, en die uitbreiding hoort een expliciet besluit te zijn. De rechten van Drive zelf blijven leidend: deze koppeling mag geen manier worden om toegang te krijgen tot wat iemand anders niet mag zien. Verwerking binnen Gen8 vindt plaats in de EU.
[[BEWIJS NODIG: exacte Drive-scopes per actie en hoe gebruikersrechten worden doorgezet naar de koppeling, aantoonbaar getest — eigenaar: delivery]]
Controle
Waar goedkeuring zit
Lezen als bron heeft geen goedkeuring per vraag nodig. De controle zit eerder in de keten: bij het aanwijzen van de mappen en bij de beslissing wie de workflow mag gebruiken.
Voor schrijven geldt het gewone uitgangspunt. Een wijziging in een document of spreadsheet is eerst een voorstel dat iemand ziet. Werkt een bepaalde wijziging maandenlang zonder correctie en is hij klein en omkeerbaar, dan kan hij automatisch met logboek — een wekelijks overzicht aanvullen is daar een goed voorbeeld van, een klantrapport herschrijven niet.
Bewijs
Wat we kunnen laten zien
Google Drive heeft een eigen Gen8-koppeling met aparte tools voor bestanden, Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Daarom staat de route op native. De Microsoft-tegenhangers staan bij SharePoint en Microsoft 365; hoe documenten bevraagbaar worden gemaakt, staat bij documenten en kennis. Voor een opslagsysteem zonder eigen koppeling geldt MCP, API en maatwerk.
[[BEWIJS NODIG: klantimplementatie met het aantal ontsloten mappen en waarvoor de bron in de praktijk wordt gebruikt — eigenaar: sales]]
Veelgestelde vragen
Kan de workflow bij onze hele Drive?
Alleen bij de mappen of gedeelde schijven die jullie aanwijzen. Dat vastleggen is onderdeel van de inrichting.
Kan hij bestanden aanpassen?
Alleen als jullie dat inrichten. In de standaardinrichting leest de koppeling; schrijven is een aparte, bewuste uitbreiding.
Worden bestanden gekopieerd naar Gen8?
Wat er wordt opgeslagen om doorzoekbaar te maken, hangt af van de inrichting. Leg dat vooraf vast; het is een vraag die jullie beheerder moet kunnen beantwoorden.
Werkt dit ook met SharePoint of OneDrive?
Ja, beide hebben een eigen koppeling met dezelfde opbouw. Kijk bij Microsoft 365.
Welke systemen gebruik jij?
Vertel welk proces je wilt koppelen. We laten zien welke route past, welke rechten nodig zijn en waar de mens blijft beslissen.
- Reactie binnen één werkdag
- Geen verplichtingen