Onboarding van een nieuwe klant

Mogelijkheid · route: maatwerk

De eerste weken verlopen bij iedere klant hetzelfde

Onboarding is zelden één handeling: een dossier aanmaken, een map inrichten, documenten klaarzetten, taken uitzetten, een welkomstbericht sturen, een kickoff plannen. Het gaat mis in de overdracht tussen die stappen. Deze workflow houdt de reeks bij elkaar en zet per stap een voorstel klaar dat iemand goedkeurt.

Plan een procesgesprek

Vrijblijvend
EU-hosting
Jij houdt de controle

19 september 2026Projectwerk, Documenten

In het kort

Route: maatwerk
Controle: menselijke goedkeuring
Systemen: HubSpot, SharePoint of Google Drive, ClickUp

Wat er gebeurt

Van signaal naar voorstel

Zodra een deal gewonnen is, start de reeks. De workflow leest wat er in het CRM staat over de klant en de afspraak, en stelt per stap voor wat er moet gebeuren: de klantmap met de juiste onderdelen, een dossier of project met de afgesproken scope, de taken voor de eerste weken met de juiste eigenaren, en de concepten voor het welkomstbericht en de kickoff-uitnodiging.

Elk voorstel is zichtbaar voordat er iets gebeurt. De accountverantwoordelijke keurt goed, past aan of slaat een stap over. De workflow houdt bij waar de reeks staat, zodat je op elk moment ziet welke stap open staat en op wie die wacht — dat is meestal waardevoller dan de snelheid.

Zo verloopt het

Stap voor stap

Aanleiding
Een deal krijgt de afgesproken status in het CRM. De workflow leest de klantgegevens en de afspraken die daar staan vastgelegd.
Inrichten
Voorstel voor de klantmap, het dossier en de projectstructuur, op basis van jullie vaste indeling in plaats van een nieuwe elke keer.
Uitzetten
Voorstel voor de taken van de eerste weken, met eigenaar en termijn, en concepten voor het welkomstbericht en de kickoff.
Goedkeuring
De accountverantwoordelijke loopt de voorstellen langs en keurt goed, past aan of slaat over. Pas daarna wordt er iets aangemaakt of verstuurd.
Bewaken
De workflow houdt bij welke stap open staat en op wie die wacht, en meldt het als een stap blijft liggen.

Grenzen

Waar het stopt

De workflow verstuurt niets namens jullie zonder goedkeuring — ook het welkomstbericht niet. Hij onderhandelt niet en legt geen afspraken vast die niet in het CRM staan: ontbreekt de scope, dan zegt hij dat er een scope ontbreekt in plaats van er een te bedenken. Hij maakt ook geen rechten aan: toegang tot mappen en systemen blijft een handeling van een beheerder. En hij vervangt het kennismakingsgesprek niet; hij zorgt alleen dat het gesprek niet over vergeten administratie gaat.

Bewijs

Wat we kunnen laten zien

De onderdelen bestaan als eigen Gen8-koppeling: HubSpot voor het dossier, SharePoint en Google Drive voor documenten, ClickUp voor taken. De reeks — welke stappen, in welke volgorde, met welke goedkeuring — is per organisatie anders en wordt als maatwerk ingericht. Daarom staat de route op maatwerk en niet op native.

[[BEWIJS NODIG: complete onboardingreeks die bij een klant draait, met de doorlooptijd voor en na — eigenaar: sales]]

Veelgestelde vragen

Moet elke stap apart worden goedgekeurd?

In het begin wel, omdat je dan ziet waar de voorstellen kloppen en waar niet. Stappen die keer op keer ongewijzigd worden goedgekeurd, kunnen later automatisch met logboek.

Werkt dit met onze eigen mappenstructuur?

Ja. De workflow volgt jullie indeling; hij bedenkt er geen nieuwe. Die indeling vastleggen is onderdeel van de inrichting.

Wat als een klant afwijkt van het standaardtraject?

Dan sla je stappen over of pas je ze aan. De workflow dwingt niets af; hij houdt bij wat er is gebeurd en wat nog open staat.

Breng één proces mee.

We beoordelen samen of deze workflow bij jouw situatie past, wat de route kost aan beheer en waar de mens moet blijven beslissen.