Executive search en recruitmentbureaus

Type organisatie

Veel gesprekken, veel dossiers, één beslissing die van mensen blijft

In executive search en recruitment gaat de meeste tijd op aan bijhouden: gesprekken met opdrachtgevers en kandidaten verwerken, dossiers compleet maken, mensen op tijd terugbellen. Dat is het werk waar een workflow verschil maakt, en de beoordeling van mensen is het werk waar hij afblijft.

Plan een kennismaking

Eerst scoping, dan pas een voorstel
EU-hosting
Menselijke controle blijft

Drie paren groene cirkels lopen via lijnen naar een stapel groene blokken; de lijn daarna stopt bij een oranje stip, en een grote donkergroene cirkel staat bewust los aan de rechterkant.

14 september 2026Documenten

Kenmerken

Wat deze sector kenmerkt

Een bureau heeft twee kanten die allebei om gesprekken draaien: opdrachtgevers, die je wint en behoudt met goede opvolging, en kandidaten, die je zorgvuldig begeleidt. Wat in een gesprek is afgesproken, moet daarna in een dossier, een agenda en een terugkoppeling landen. De waarde zit in het contact; de administratie eromheen kost de uren.

Tegelijk is dit het domein met de scherpste regels. Het gaat om persoonsgegevens van mensen die zelf geen klant zijn, met rechten op inzage en verwijdering, en om beslissingen die iemands werk en inkomen raken. Automatisering die daarin zelfstandig zou beslissen, is geen efficiencyvraag maar een juridische en morele.

Daarom is de lijn hier scherper dan elders: voorbereiden, vastleggen en herinneren mag; oordelen over personen niet.

Processen

Processen die zich lenen

Opdrachtgevers opvolgen

Aanvragen van opdrachtgevers registreren, het gesprek voorbereiden en de opvolging klaarzetten in het CRM. Zie salesopvolging.

Gesprek naar verslag en opvolging

Een intake of evaluatie wordt een verslag met afspraken, eigenaar en datum, klaargezet ter goedkeuring van de gespreksvoerder. Zie van vergadering naar actiepunten.

Dossier compleet houden

Signaleren welke stukken of akkoorden ontbreken en een concept-verzoek voorstellen, zodat niemand wacht op een document dat niemand heeft opgevraagd. Zie monitoren, melden en opvolgen.

Vragen van kandidaten en opdrachtgevers

Binnenkomende vragen koppelen aan het juiste dossier en een concept-antwoord voorstellen op basis van de vastgelegde afspraken. Zie inbox-triage met menselijke goedkeuring.

Vacaturetekst voorbereiden

Uit een intakegesprek een concepttekst maken die de functie beschrijft in de woorden van de opdrachtgever — als concept, nooit als publicatie. Zie websitecontent onderhouden.

Grenzen

Waar de grenzen liggen

Geen geautomatiseerde selectie. Een workflow rangschikt geen kandidaten, geeft geen geschiktheidsscore en verstuurt geen afwijzing. Beslissingen over mensen worden door mensen genomen, met een motivering die zij zelf kunnen verdedigen.

Geen eigenschappen afleiden uit een cv of een gesprek die er niet in staan. Geen gebruik van kandidaatgegevens buiten het doel waarvoor ze zijn gegeven, en bewaartermijnen blijven leidend — een workflow bewaart niets langer dan het bronsysteem toestaat.

Veelgestelde vragen

Kunnen we cv's automatisch laten beoordelen?

Dat doen wij niet. Een workflow kan een dossier ordenen en signaleren wat ontbreekt, maar rangschikken of afwijzen van kandidaten is werk voor mensen, en op dit moment ook juridisch het meest risicovolle gebruik van AI.

Mag een workflow bij persoonsgegevens van kandidaten?

Alleen binnen de rechten van de gebruiker namens wie hij werkt, voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt, en met logging. Wat er precies mag, leggen we per traject vast met jouw functionaris gegevensbescherming.

Wat gebeurt er met een gespreksopname of transcript?

Dat volgt jouw eigen afspraken met de betrokkene en de bewaartermijn van het bronsysteem. Wij voegen geen tweede bewaarplek toe die buiten dat beleid valt.

Herken je jouw organisatie?

Breng één proces mee. We beoordelen geschiktheid, risico en verwachte opbrengst, en zeggen het ook als het niet past.